Prévoir et aménager un local pour les élus du personnel


Le 03 Novembre 2014

Lorsque l’entreprise dispose d’un comité d’entreprise ou de délégués du personnel, l’employeur doit mettre à leur disposition un local pour qu’ils puissent exercer leurs fonctions. Ce local ne doit pas être choisi au hasard car il lui faut répondre à plusieurs caractéristiques (et notamment être facilement accessible). À défaut, le délit d’entrave est susceptible d’être caractérisé.


Mettre à disposition un local

Une obligation pour l’employeur.
L’employeur doit mettre à la disposition des délégués du personnel (DP) un local gratuit leur permettant de remplir leur mission et, notamment, de se réunir. Il en est de même pour les membres élus du comité d’entreprise.

L’employeur qui ne respecte pas cette obligation risque d’être condamné pour délit d’entrave aux fonctions des élus du personnel.
Seule une circonstance de force majeure peut éventuellement exonérer l’employeur de son obligation de fournir un local aux élus. N’est pas valable un motif tiré, par exemple :
- de l’absence de local disponible compte tenu de l’infrastructure de l’entreprise et de simples difficultés
- de la réalisation d’importants travaux de rénovation dans l’entreprise

Liberté de choix du local.
L’employeur choisit librement le local qu’il va affecter aux élus du personnel. Pour autant, il doit s’assurer que ce local leur permettra d’exercer correctement leur mission comme l’exige le code du travail, tant dans sa taille que dans sa localisation géographique.

En toute logique, son nombre de mètres carrés dépendra ainsi des effectifs de l’entreprise, du nombre d’élus et donc de l’ampleur des tâches qui leur sont confiées.

Quant à l’implantation du local, elle doit se situer dans un lieu facilement accessible aux élus et aux salariés. En pratique, les risques d’accidents liés aux déplacements des salariés, la facilité d’accès ainsi que la surveillance et l’entretien des locaux justifient qu’il se situe au sein de l’entreprise (ou de l’établissement lorsque le CE ou les DP sont élus à ce niveau).

Local séparé ou commun au CE et aux DP.
L’employeur n’est pas obligé de mettre des locaux séparés à la disposition des membres du CE et des DP.
Une PME, par exemple, peut donc parfaitement mettre un local unique à leur disposition. Dans ce cas, il est souhaitable que l’employeur veille à la conclusion d’un accord fixant les durées et horaires d’utilisation du lieu par chacun (DP et CE).

Aménager le local de manière appropriée

Meubler, éclairer et chauffer le local. L’employeur doit mettre à la disposition du CE un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions. Pour les DP, la loi fait juste mention d’un local leur permettant d’accomplir leur mission. Dans les deux cas de figure, un minimum s’impose : le local doit être équipé d’une table, de chaises et d’une armoire fermant à clé permettant aux élus de conserver leurs documents en toute confidentialité.

Comme les autres locaux de l’entreprise, ce local doit aussi avoir une bonne aération, être chauffé en hiver, avoir un éclairage approprié et être peu exposé au bruit.

Installer le téléphone.
Pour accomplir leur mission, les élus ont besoin d’un téléphone. L’employeur doit donc mettre à leur disposition une ligne téléphonique. Pour préserver la confidentialité qui s’attache à leur mission, les élus doivent disposer d’un matériel ou d’un procédé excluant l’interception de leurs communications et l’identification de leurs correspondants. Concrètement, la ligne téléphonique ne peut faire l’objet d’aucune écoute, ni consultation du relevé fourni par l’opérateur. Elle doit être déconnectée de l’autocommutateur de l’entreprise.

Prévoir l’accès à l’intranet.
Par voie d’accord, l’employeur peut, s’il le souhaite, autoriser et organiser l’accès des élus à l’intranet de l’entreprise (décision de la CNIL du 25 mai 2004 et dossier « Guide de l’employeur », www.cnil.fr).

Entretenir le local et son contenu.
L’employeur assure l’entretien du local (ménage) et paye les factures d’électricité et de chauffage qui y sont afférentes. L’entretien et l’éventuel renouvellement du mobilier qu’il contient lui incombent aussi.

Concernant les frais d’abonnement et de communication téléphonique, ils reviennent en principe au CE qui les finance à l’aide de son budget de fonctionnement. En revanche, les DP ne disposant pas d’un tel budget, c’est à l’employeur de régler leur facture. Dans la pratique, en cas de local commun et donc de ligne téléphonique unique, l’employeur sera a priori amené à payer pour l’ensemble.

Assurer l’accès au local

Accès des élus et des salariés.
Le local doit être librement accessible aux élus et aux salariés de l’entreprise, aux heures d’ouvertures de l’entreprise. L’employeur ne peut donc pas fermer la porte du local, sauf pour des motifs de sécurité. Il peut néanmoins installer un système de badgeage si cette mesure est proportionnée au but recherché et justifiée par un motif légitime.

Accès de l’employeur.
L’employeur ou son représentant peuvent accéder au local à condition de ne pas s’immiscer dans le fonctionnement des institutions représentatives du personnel. Les élus ne peuvent donc pas changer le verrou de la porte du local sans fournir un nouveau jeu de clés à l’employeur.

Accès des personnalités extérieures.
Le CE peut inviter des personnalités extérieures à l’entreprise pour assister à une réunion dans le local. Il lui faut l’accord de l’employeur, sauf s’il s’agit d’une personnalité syndicale.



J.-M. P.
avec GRF SOCIAL







Cabinet JANVIER & ASSOCIES










expert comptable CE

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